4 étapes, outils et exemples pour créer votre signature mail professionnelle (2023)

22,7 millions. C’est le nombre de Français qui se sont connectés chaque jour à au moins un compte mail en 2019 (Médiamétrie). L’email reste donc le principal mode de communication dans le monde professionnel et représente un véritable gage de professionnalisme pour les utilisateurs.

Avec près de 30 e-mails envoyés par jour en France (Radicati Group), la signature mail est essentielle et représente une chance non négligeable de laisser une bonne impression à votre interlocuteur. Elle mérite une attention toute particulière. En effet, avec une signature mail de qualité, vous attirez davantage l’attention de vos destinataires et améliorez considérablement l’image de votre entreprise.

Vous souhaitez créer ou optimiser votre signature mail ? Vous êtes au bon endroit. Découvrez les 4 étapes incontournables à la mise en place de votre signature, appuyés par de précieux conseils, outils, exemples et bonnes pratiques !

Plus votre signature mail est courte, plus elle aura de l’impact. En effet, les signatures trop longues n’attirent généralement pas l’attention. Il faut garder en tête qu’une signature mail est avant tout une signature, il est nécessaire qu’elle soit concise et claire.

👉 Nous vous conseillons de ne pas dépasser 3 ou 4 lignes de texte.

Ainsi, pour un contenu optimal et adapté, vous devez faire figurer dans votre signature mail les éléments suivants :

• Nom et Prénom,
• Fonction,
• Nom de l’entreprise, logo et lien vers son site web,
• Numéro de téléphone et/ou adresse postale

  (Insérer une photo reste facultatif mais conseillé).

Maintenant que vous avez les éléments indispensables à la création d’une signature optimale, il vous reste une ou deux lignes pour personnaliser au mieux votre contenu. Nous vous conseillons par exemple :

• D’y insérer vos réseaux sociaux, sous forme de logos, afin de gagner de l’espace. Cela peut représenter un véritable levier de communication. C’est pour cette raison qu’il ne faut présenter dans votre contenu uniquement les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes actifs.

• Intégrer un “Call to action” (CTA). Il peut renvoyer vers le dernier article que vous avez mis en ligne, la plateforme sur laquelle vous gérez vos rendez-vous, le lien sur lequel vous proposez aux internautes des devis… Cela peut considérablement améliorer votre stratégie de contenu.

• Mettre en évidence des certifications ou accomplissements pertinents, comme une certification SEO, un prix ou un classement. Cela va favoriser votre statut d’expert et votre crédibilité en tant que professionnel.

Proposer un contenu pertinent et attractif est une chose, mettre en place une mise en page épurée et optimale en est une autre ! La question de la lisibilité doit être prise en compte de manière aussi prioritaire que le visuel ou le contenu.

Tous vos destinataires n’ont pas la même messagerie électronique. Ainsi, les images ne s’affichent pas toutes de la même manière. Il est donc conseillé de présenter son contenu en format texte et non 100% image.

👉 Privilégiez le format HTML. Il garantit un affichage optimal pour l'ensemble des boites mails et il est très ajustable. Vous pouvez ajouter des images ou ajuster votre texte n’importe quand.

Si vous n’êtes pas familier avec le langage HTML, ne vous inquiétez pas ! Il existe de nombreux outils qui vous permettent de créer votre signature mail en format HTML de manière simple et optimale !

Nous vous les présentons un peu plus loin dans l’article.

Il est également important d’adapter votre design et contenu à tous les formats digitaux. En effet, une signature mail qui s’affiche mal sur mobile ou tablette peut s’avérer problématique. Votre contenu doit donc être “Web adaptative” et “Responsive Design”. En d’autres termes, vos contenus doivent pouvoir s’adapter et être attractifs via n’importe quel outil numérique.

Les principaux points sur lesquels vous devrez apporter une attention particulière sont :

• La taille des polices de caractères

  Minimum 10px

• La taille des images
  → Largeur comprise entre 320 et 600 px
  → Hauteur comprise entre 90 et 150 px

• La taille globale de la signature mail
  600px de largeur et 250px de hauteur

• Le poids
  Maximum 120Ko

• La dimensions des zones cliquables
  Elles doivent être suffisamment grandes pour permettre au mobinaute de cliquer facilement

• La distance entre les éléments à cliquer
  Elles doivent être assez éloignées les unes des autres pour éviter les confusions.

Nous savons à présent qu’une belle signature email professionnelle vous fait gagner en professionnalisme auprès de vos interlocuteurs. Mais si le client communique avec plusieurs membres de l’équipe, des signatures différentes vous feront perdre en crédibilité.

Ainsi, la signature mail professionnelle doit être corporate et respecter la charte graphique de l’entreprise. Vous devez donc harmoniser et unifier les signatures de vos collaborateurs.

Par ailleurs, harmoniser vos signatures mail ne veut pas forcément dire qu’elles soient toutes identiques. Chaque service ou collaborateur peut personnaliser son CTA et/ou les éléments en fin de ligne. Par exemple :

• le service commercial peut ajouter un CTA pour prendre un rendez-vous ou pour lire le dernier livre blanc réalisé ;
• le service marketing peut ajouter le lien vers le dernier contenu qu’elle a créé (article, infographie…) ;
• le service des ressources humaines peut ajouter un lien vers sa plateforme de recrutement.

Il existe plusieurs outils qui vous accompagnent dans la création de votre signature mail professionnelle, que ce soit au niveau du contenu, de la mise en page ou encore du format. Les logiciels de gerstionnaire de signature mail, sont ainsi, des outils très efficaces qui présentent plusieurs avantages :

• un accompagnement complet,
• des templates de signature attractives et optimales
• des contenus et images en format HTML générés automatiquement,
• l’unification des signatures mails de vos équipes plus intuitive et facile,
• une gestion de vos signatures plus optimale,
• des fonctionnalités analytiques qui vous permettent de savoir combien de personnes ont cliqué sur les liens que vous avez présentés sur votre signature mail.